Γιατί τα email σου πηγαίνουν στα ανεπιθύμητα ?

​Γιατί τα email σου καταλήγουν σε Spam Folders ?
Είναι πολύ πιθανό ως webmaster ή ιδιοκτήτης επιχείρησης να έχεις εντοπίσει προβλήματα παράδοσης των εταιρικών σου email.
Αυτό που πρέπει να γνωρίζεις είναι το γεγονός ότι όταν ένα email φύγει από τον αποστολέα, υπάρχουν μεγάλες πιθανότητες  να μην φτάσει ποτέ στον παραλήπτη.
Κάθε server που δέχεται ένα email, λειτουργεί με έναν αλγόριθμο προκειμένου να το αποδεχθεί ή να το απορρίψει. Στην περίπτωση που το email γίνει αποδεκτό, τότε ο αλγόριθμος αυτός αποφασίζει αν το email θα παραδοθεί στο Inbox ή στο Junk / Spam Folder.
Κάθε Email Provider (Gmail, Yahoo, Hotmail κλπ) αλλά και όλοι οι εταιρικοί mail server, λειτουργούν με δικό τους αλγόριθμο, προκειμένου να προστατέψουν τους χρήστες τους από τους spammer.
Για το λόγο αυτό, μπορεί να στείλεις το ίδιο email από τον εταιρικό σου λογαριασμό (πχ geo@mycompany.com) σε 3 παραλήπτες – έναν με Gmail – έναν με Yahoo κι έναν με Hotmail και να έχετε τα εξής αποτελέσματα:

• Το email να φτάσει καθαρό στο Inbox του παραλήπτη Gmail
• To email να μπει στον Spam Folder του παραλήπτη Yahoo
• To email να μην φτάσει ποτέ (απόρριψη) στον παραλήπτη που έχει Hotmail.

Τι καθορίζει όμως το αποτέλεσμα? Ο πιο σημαντικός παράγοντας είναι το REPUTATION (ΦΗΜΗ) του server από τον οποίο στέλνεις το email. Το reputation, είναι στην ουσία το αποτέλεσμα του αλγόριθμoυ με τον οποίο οι server των παραληπτών αποφασίζουν για την τύχη του email που στέλνεις.

Ποιοι παράγοντες επηρεάζουν το reputation σου ;

1. Η συμπεριφορά του mail server σου στο παρελθόν. Εάν κάποιος εταιρικός mail server χρησιμοποιείται για να στείλει SPAM email (ή έχει χρησιμοποιηθεί από τον ιδιοκτήτη ή από hacker στο παρελθόν), τότε το Reputation του server μειώνεται, με αποτέλεσμα να αυξάνονται οι πιθανότητες να μην παραδίδονται τα emails που προέρχονται από αυτόν τον server.

2. Η IP του server σου. Με την ίδια λογική, αν η IP είναι blacklisted για οποιοδήποτε λόγο, τότε τα email που φεύγουν από τη συγκεκριμένη IP είναι πιθανό να έχουν πρόβλημα στην παράδοση.

3. Η ηλικία του domain σου. Οι email providers στην προσπάθειά τους να προστατευθούν από τους Spammer, έχουν γίνει πιο αυστηροί σε email που έρχονται από domain που αγοράστηκαν πρόσφατα και δεν έχουν αποκτήσει ακόμα φήμη (reputation). Έτσι είναι πιθανό, όταν πας να στείλεις τα πρώτα σου email από το καινούργιο σου domain, τα email να μαρκάρονται ως SPAM. Σκέψου απλά ότι και οι Spammer στέλνουν spam mail από νέα domain, διότι αυτά που χρησιμοποιούσαν στο παρελθόν είναι ήδη blacklisted.

4. Οι αντιδράσεις των παραληπτών σε προηγούμενα email που έστειλες (complaint rates & move to Ιnbox). Είτε πρόκειται για εταιρικά newsletter, είτε για προσωπικά email, η συμπεριφορά των παραληπτών είναι μέρος του αλγόριθμου που επηρεάζει την παράδοση των μελλοντικών σου αποστολών.
Για παράδειγμα εάν στέλνεις εταιρικά newsletter πολύ συχνά κι οι παραλήπτες κάνουν αναφορά γι' αυτά τα email πάνω από το αποδεκτό όριο (συνήθως αυτό είναι το 1%, δηλαδή ένας στους εκατό παραλήπτες κάνουν αναφορά), τότε το reputation σου μειώνεται.
Αντιθέτως, εάν κάποιο email σου καταλήξει σε Spam Folder κι ο παραλήπτης επιλέξει να μετακινήσει αυτό το email από το spam folder στο Inbox, τότε αυτό εκλαμβάνεται ως «θετική ψήφος» κι αυξάνεται το reputation.
Όλες οι ενέργειες που κάνουν οι παραλήπτες μέσα από το εκάστοτε email πρόγραμμα που χρησιμοποιούν (gmail, yahoo, mobile, κλπ) είναι μέρος του αλγόριθμου των εταιριών.

5. Το μεγάλο Bounce Rate. Τι είναι το Bounce Rate; To Βounce Rate στην ορολογία των email είναι το ποσοστό των email του οποίου ο παραλήπτης είναι ανενεργός. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι κάποια μέλη στη λίστα σου άλλαξαν email, άλλαξαν δουλειά, άλλαξαν θέση κτλ, με αποτέλεσμα το παλιό τους email να μην είναι ενεργό.
Αν στείλεις ένα newsletter σε 100 παραλήπτες και οι 10 έχουν αλλάξει email, τότε το bounce rate είναι 10%. Ένα τέτοιο ποσοστό θεωρείται αρκετά υψηλό και αποτελεί αρνητική ψήφο για το reputation του mail server σου.
Γενικώς, αποδεκτό επίπεδο Bounce Rate είναι το 5%.

6. Επιπλέον παράγοντες. Επιπλέον λόγοι που μπορούν να αποτελέσουν αρνητική ψήφο είναι:

• Στέλνεις πολύ συχνά newsletter
• Στα email σου δεν υπάρχει unsubscribe επιλογή
• Χρησιμοποιείς αγορασμένες λίστες email, στις οποίες οι εγγεγραμμένοι δεν έχουν συμφωνήσει να είναι μέλη.
• Στέλνεις περιεχόμενο που δεν είναι σχετικό με το ενδιαφέρον των παραληπτών. Ακόμα κι αν κάποιος έχει εκδηλώσει ενδιαφέρον να παίρνει από την εταιρία σου email, αυτό είναι άμεσα συνδεδεμένο με το λόγο για τον οποίο ζήτησε να μπει στη λίστα σου. Εάν το επέλεξε για να μαθαίνει νέα για κινητά τηλέφωνα κι η εταιρία σου στέλνει newsletter σχετικά με εξαρτήματα αυτοκινήτων, τότε το περιεχόμενο έχει μικρό βαθμό συσχέτισης με το αρχικό ενδιαφέρον.
• Φωνάζεις. Μα πως να φωνάξω σ' ένα email ; Ακούγετε αστείο… Κι όμως... Χρησιμοποιώντας κεφαλαία γράμματα, ειδικά στην γραμμή του θέματος, κινδυνεύεις να βρεθεί το μήνυμά σου στα spam
• Δεν χρησιμοποιείς σωστή ορθογραφία. Γιατί όπως οι μηχανές αναζήτησης προτιμούν website με σωστή ορθογραφία και γραμματική, έτσι συμβαίνει και με τα e-mail σου.
• Προσοχή στα σημεία στίξης. Φυσικά, μπορείς να χρησιμοποιείς σημεία στίξης, ωστόσο απέφυγε εκφράσεις όπως ΑΓΟΡΑΣΤΕ ΤΩΡΑ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
• Υπάρχουν επικίνδυνες λέξεις. Πολλά spam email εμπεριέχουν στο θέμα, προτάσεις όπως: “βγάλτε λεφτά άμεσα” ή “Δουλέψτε απ' το σπίτι” ή “Εκμεταλλευτείτε την μεγάλη προσφορά” ή “Είστε ο νικητής της κλήρωσης” ή “Απολαύστε τις καλοκαιρινές σας διακοπές …τζάμπα”. Τέτοιου είδους προτάσεις καλό είναι να αποφεύγονται.
• Μην το παρακάνεις με τις εικόνες. Το μέγεθος όσο κι ο αριθμός των εικόνων πρέπει να είναι στο ελάχιστο. Καλύπτοντας μεγάλο μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εικόνες, αυξάνεις τις κόκκινες ενδείξεις κινδύνου. Προσπάθησε το κείμενο να υπερέχει του πλήθους των εικόνων.
• Τέλος μη φορτώνεις τα email σου με μεγάλο αριθμό συνδέσμων. Συχνά, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χαρακτηρίζεται ως ανεπιθύμητο, λόγω του υπέρογκου αριθμού συνδέσμων. Επομένως, φρόντισε την ποιότητα και την ποσότητα των Link.

Είναι πιθανό όταν συντρέχει κάποιος από τους παραπάνω λόγους ο παραλήπτης να κάνει «παράπονο» με αποτέλεσμα να μειωθεί το reputation σου.
Σε συγκεκριμένο επίπεδο παραπόνων (complaint rate) οι εταιρίες που δέχονται τα email μπορούν να αποφασίσουν να κατευθύνουν όλα τα email που προέρχονται από τον server σου σε SPAM folders ή ακόμα και να σε απορρίψουν τελείως ως αποστολέα, με αποτέλεσμα τα email σου να μην παραδίδονται καν στον παραλήπτη.

​Το ζήτημα αυτό απασχολεί ακόμα και εταιρίες / οργανισμούς μεγάλου μεγέθους, καθώς το θέμα του anti-spamming και της προστασίας των χρηστών, αποτελεί προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες σχετικές με email.